比如宋朝阳这个总经理信箱，就由李睿所在的总经理办公室负责。总经理办公室派出专人，每周一次对信箱里的信件进行查阅整理，碰到反映问题的信件，如果是在职责权限范围内的，就会做出回复；如果不在自己的工作范畴之内，通常也会联系相关职能部门，了解所反映的问题情况，再对其做出回复，争取尽可能让所有来信的群众全都满意。
这一点是宋朝阳对李睿做出的要求，李睿也就原封不动的转告了办公实验室的同事们，让他们加大对这个总经理信箱的重视程度。只有他们重视了，才能表现出宋朝阳这个总经理对所有来信者的重视，这对于树立他这个总经理爱民如子、勤政亲政的形象当然是有很大裨益的。
从上述内容也能看得出来，给总经理信箱发信并得到回复的公司底层职员，接到的信件百分百不是总经理亲自回复的，最可能跟总经理沾一点边的，就是总经理了解其问题后亲自做出批示，总经理办公室再派人对其回复。